Cách in File Excel không bị mất cột, tràn trang đơn giản dành cho người mới tìm hiểu hiện nay. Nếu như File Excel của bạn quá khổ và nhiều nội dung thì sẽ rất dễ dẫn đến hiện tượng mất cột, tràn trang trong quá trình in ấn. Đây là một vấn đề thường xuyên gặp phải. Bạn có thể giải quyết chúng bằng những phương pháp rất đơn giản. Bài viết dưới đây của Techz24h.com sẽ cung cấp cho bạn những thông tin về phương pháp xử lý đơn giản nhất nhé.
Nguyên nhân khiến File Excel bị mất cột, tràn trang
Trong quá trình làm việc và học tập, bạn chắc chắn sẽ thường xuyên phải sử dụng excel để nhập số liệu và điền thông tin. Lỗi file excel khi in ra bị mất cột và tràn trang là một lỗi phổ biến ở nhiều người. Lỗi này thường được tạo ra do trong quá trình nhập liệu, bạn quên không căn chỉnh file, số dòng, số trang trước khi in.
Những thông tin trong cột được tạo và nhập tràn lan. Một khổ giấy in A4 sẽ không thể nào chứa được quá nhiều dữ liệu và thông tin. Trước khi in bạn nên chọn một cỡ chữ và độ giãn dòng phù hợp để file in ra không bị lỗi mất cột và tràn trang.
Cách in File Excel không bị mất cột, tràn trang
Nếu như khi in file Excel của bạn bị tràn trang và các tài liệu không nằm trong một trang giấy A4 theo mong muốn của bạn. Bạn có thể thực hiện căn chỉnh lại tài liệu của mình theo các mục dưới đây:
Xem trước số trang sẽ in trong excel
Trước khi bạn quyết định in tài liệu thành file giấy, bạn có thể chọn chế độ xem trước trong excel để biết trước được nội dung nào sẽ xuất hiện trong một trang và tiến hành điều chỉnh cỡ chữ, giãn dòng nếu như muốn ngắt trang phù hợp. Việc kiểm tra số trang trước khi in sẽ giúp bạn khắc phục được tình trạng in lệch trang, ngắt trang và tràn trang.
Bạn nên kiểm tra kỹ mục này trước khi in để chủ động trong việc căn chỉnh lại số trang và cách ngắt trang phù hợp. Hầu hết những trường hợp xem trước trước khi thực hiện in sẽ giúp người dùng sửa lại được một số lỗi nhỏ khó có thể nhìn thấy, nhất là với những thông tin dữ liệu dài dòng. Việc xem trước cũng mang đến một số tiện ích như:
- Kiểm tra lại được các lỗi nhỏ có trong file Excel.
- Kiểm tra lại được định dạng có trong Excel xem có được như mong muốn.
- Sẽ biết được tài liệu sau khi in ra cụ thể ra sao.
- Để tránh bị sai và phải in đi, in lại nhiều lần.
Điều chỉnh chiều rộng cột và chiều cao hàng
Một trong những cách đơn giản nhất để khắc phục tình trạng in file excel bị mất cột chính là điều chỉnh lại kích thước để phù hợp với kích thước của trang giấy. Trước khi mang đi in, bạn hãy dùng chức năng layout để kiểm tra xem các cột trong file của mình đã thực sự phù hợp với kích cỡ file giấy mà bạn muốn in ra hay không.
Bạn không nên điều chỉnh cột vừa đúng với chiều cao, chiều rộng của khổ giấy vì điều này vẫn khiến cột in ra bị mất thông tin. Bạn nên căn chỉnh sao cho các cột trong file căn đều khoảng 3cm so với khổ giấy in. Đây là một trong những phương pháp đo giấy có hiệu quả để khi in không gặp phải vấn đề bị lỗi.
Thay đổi hướng trang
Không phải tất cả những cột, trang tính trong file gốc của bạn đều sẽ được in theo chiều dọc của khổ giấy. Bạn nên kiểm tra kỹ hướng cột sẽ được in ra để điều chỉnh hướng trang phù hợp với khổ giấy. Đây là một điều mà người dùng cần phải lưu ý trước khi thực hiện in ấn.
Việc định dạng lại trang với sẽ tạo ra một trang in chuẩn chỉnh dành cho người dùng. Như thế, khi người dùng in ra giấy, dữ liệu được canh theo đúng kích thước giấy yêu cầu quy định. Từ đó, có thể tạo ra những bản in đảm bảo về mặt thẩm mỹ và chất lượng hơn.
Giảm cỡ phông chữ
Nếu như bạn muốn những thông tin của mình nằm trong cùng một trang tính hoặc muốn ngắt các trang theo sở thích của bản thân thì có thể giảm các kích cỡ phông chữ. Nếu như nội dung của bạn vừa đủ nằm trong một trang giấy in và chỉ có 1-3 dòng bị tràn qua trang khác, bạn có thể giảm kích cỡ chữ để phần nội dung nằm trọn trong một trang giấy in.
Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí nếu như in ấn với số lượng lớn. Ngược lại, nếu như nội dung của bạn quá ít so với trang giấy in, bạn có thể chỉnh cỡ chữ cho thêm một chút để tránh trang giấy quá trống trãi, gây lãng phí. Đây cũng là một phương pháp mang tính tối ưu và tiết kiệm được khá khá chi phí cho việc in ấn của người dùng.
Cách điều chỉnh file in trong excel
Bạn có thể tự mình điều chỉnh file in trong excel để giảm thiểu tình trạng tràn trang trong excel. Trước tiên người dùng cần đổi đơn vị đo mặc định của Excel sang Centimeters để thực hiện căn lề chuẩn sau khi đã thực hiện mở tài liệu. Các bước thực hiện được cụ thể dưới đây:
Bước 1: Bạn mở thanh công cụ, chọn vào mục “File”.
Bước 2: Sau đó, bạn chọn “more” và bấm vào mục “Option”.
Bước 3: Sau đó bạn bấm vào mục “Advanced”, chọn “Centimeters” rồi bấm OK.
Bước 4: Bạn Bấm vào mục Page Layout > chọn bào Margins > Bấm chọn tiếp Custom Margins.
Bước 5: Người dùng thực hiện căn chỉnh lề tùy theo kích thước mong muốn > Nhấn chọn OK. Bạn có thể chỉnh theo kích thước gợi ý sau đây:
- Top: 1,5cm-2cm.
- Bottom: 1,5cm- 2cm.
- Left: 2,5cm- 3cm.
- Right: 1cm- 1,5cm.
Cách ngắt trang in trong excel
Nếu như file dữ liệu của bạn quá nhiều, bạn cần ngắt trang để đảm bảo file in không bị tràn và mất đi nội dung quan trọng. Bạn thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1: Bạn vào file cần ngắt, sau đó đưa con trỏ chuột vào hàng ngang mà bạn muốn ngắt sang trang mới.
Bước 2: Chọn “Page layout” và chọn mục “Break” và chọn “Remove Page Break” để tiến hành ngắt trang.
Sau khi ngắt trang in, bạn có thể căn chỉnh lại theo ý thích của mình để tài liệu in ra nằm ngay ngắn trong một trang tính. Bạn có thể thực hiện những thao tác này trước khi đến các nơi in ấn để tránh việc mất thời gian.
Các trang in bị mất cột, tràn trang là một trong những vấn đề thường gặp trong quá trình in tài liệu. Bạn có thể chủ động căn chỉnh phần này trước khi mang đến các trung tâm in ấn. Bài viết trên của chúng tôi đã cung cấp cho bạn những cách in File Excel không bị mất cột, tràn trang đơn giản, chúc bạn thao tác thành công!
Xem thêm
