Copy paste được xem là một trong những thao tác đơn giản và cơ bản nhất trong excel. Thao tác này được sử dụng rất thường xuyên, bạn chỉ cần bôi đen văn bản cần copy và sử dụng tổ hợp phím Ctrl+C sao chép văn bản sau đó chọn vùng cần dán và chọn tổ hợp phím Ctrl+V. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết “Cách copy giữ nguyên định dạng trong bảng excel”, hãy cùng TechZ24h.com tìm hiểu trong bài viết sau đây.
Đôi nét về Format painter
Format painter được xem là một trong những công cụ sao chép định dạng nhanh chóng, chính xác nhất trong excel. Thao tác này có thể giúp bạn dễ dàng sao chép định dạng mà không cần mất nhiều thời gian.
Để thực hiện việc copy định dạng, bạn có thể sử dụng tính năng Format Painter trong excel. Đây là công cụ chính xác nhất để sao chép định dạng từ văn bản này sang văn bản khác, giúp bạn đảm bảo các văn bản đều có định dạng giống nhau, khiến cho việc thiết lập định dạng trở nên thuận tiện hơn.
Format painter có thể sao chép toàn bộ những định dạng như số, font chữ, căn chỉnh chữ, hướng chữ, đường viền ô, cỡ chữ, màu nền, căn lề, … sẽ được giữ nguyên định dạng dù áp dụng ở bất kỳ cột, hàng hay ô dữ liệu nào. Đây là một trong những hữu ích và công năng giúp cho người thao tác thấy dễ dàng và thuận tiện nhất khi sử dụng.
Bạn có thể tìm công cụ Format Painter ở tab “Home” trong excel, công cụ này nằm ngay bên cạnh biểu tượng “Paste”. Bạn chỉ cần thực hiện mở trang Excel sẽ thấy chúng ngay trên đầu màn hình, phía bên tay trái của bạn, chỉ cần click chuột và sử dụng nhé.
Cách copy giữ nguyên định dạng bằng Format Painter trong excel
Với phần mềm trang tính Excel, thay vì bạn dùng cách phổ thông để căn chỉnh từng hàng, từng cột, từng dòng theo số liệu, giá trị cho sẵn thì với công cụ Format Painter sẽ hỗ trợ toàn bộ điều này giúp bạn. Bạn chỉ cần thao tác một lần là có thể căn chỉnh được tất cả các ô, cột trong excel theo định dạng quy định.
Để thực hiện được cách copy giữ nguyên định dạng bằng Format Painter trong bảng excel, bạn cần thao tác các bước như sau:
- Bước 1. Thực hiện đưa con trỏ chuột vào ô chứa sẵn định dạng cần copy.
- Bước 2. Tiếp theo bạn chọn Home trên thanh công cụ, sau đó click chuột vào Format Painter để sao chép định dạng.
- Bước 3. Tiếp theo, bạn chỉ cần click chuột vào ô muốn dán định dạng, hoặc có thể giữ chuột trái và kéo sang nhiều ô nếu cần sao chép số lượng lớn.
- Bước 4. Sau khi thực hiện kết thúc bước dán dữ liệu, bạn đã có các ô cùng hàng, cùng cột với cùng định dạng mà không cần mất quá nhiều thời gian.
Nếu như chúng ta dùng các cách truyền thống để copy các thông tin từ file excel này sang file excel khác, các số liệu và định dạng ô, hàng sẽ bị lệch hoặc bị ẩn mất. Việc này sẽ khiến bạn vô cùng bất tiện vì phải căn chỉnh lại từng hàng, từng cột, thậm chí là từng ô nhỏ sao cho đúng theo định dạng chuẩn.
Cách copy từ file Excel này sang file Excel khác bằng Format Painter
Cũng giống như việc copy giữ nguyên định dạng trong cùng một file excel, việc sử dụng công cụ Format Painter cũng giúp bạn dễ dàng sao chép định dạng từ một file excel này sang một file excel khác mà vẫn giữ nguyên các số liệu và định dạng gốc mà không mất quá nhiều công sức.
Như vậy để thực hiện các bước cơ bản, bạn cần thao tác cụ thể theo từng các bước thực hiện chi tiết như sau:
- Bước 1: Mở file excel gốc, bạn bôi đen hoàn toàn các ô số liệu cần copy đồng thời bấm tổ hợp phím Ctrl+C để khởi tạo lệnh sao chép vào máy.
- Bước 2: Mở file chứa dữ liệu cần sao chép, bạn bấm chuột phải vào vị trí đặt dữ liệu sao chép, tiếp theo đó bạn chọn biểu tượng “paste special”, tiếp tục chọn “keep source column widths”.
- Bước 3: Kết thúc thao tác, bạn sẽ nhận được một file excel mới với các kích thước định dạng hoàn toàn giống với file gốc, cách này giúp bạn tiết kiệm và tối ưu được thời gian.
Một số phím tắt với Format Painter
Khi copy giữ nguyên định dạng trong excel, bạn có thể tối ưu các thao tác của mình bằng cách sử dụng các phím tắt trong Format Painter. Bạn cần thực hiện các bước cơ bản theo lần lượt như sau:
- Bước 1: Di chuyển con trỏ chuột nhấn vào ô chứa định dạng gốc cần sao chép.
- Bước 2: Nhấn đồng thời các tổ hợp phím “Alt+H+F+P”.
- Phím Alt: phím kích hoạt.
- Phím H: chọn tab Home.
- Phím F,P: chọn cửa sổ Format Painter.
- Bước 3: Kích vào ô excel mà bạn muốn dáng định dạng.
Lưu ý: Bạn cần nhấn các tổ hợp phím kể trên đồng thời, nếu không thao tác sẽ không được thực hiện.
Copy giữ nguyên định dạng trong excel với chức năng Fill Handle
Bên cạnh Format Painter, bạn cũng có thể dùng chức năng Fill Handle trong excel để copy giữ nguyên định dạng văn bản. Fill Handle là biểu tượng hình chữ thập nằm ở góc phải của một ô excel. Các thao tác thực hiện bạn cần làm như sau:
- Bước 1: Bấm chuột vào ô định dạng gốc cần phải sao chép, sau đó di chuyển con trỏ chuột tới phần Fill Handle
- Bước 2: Khi con trỏ chuột chuyển thành màu đen thì bạn giữ và kéo chuột qua các ô muốn dán định dạng cần áp dụng.
- Bước 3: Thả fill handle, chọn auto fill options, bấm chọn fill formatting only. Khi hoàn thành thao tác này, định dạng của ô sẽ được trả hoàn toàn về định dạng gốc ban đầu.
Thao tác này sẽ mất nhiều thời gian hơn và ít phổ biến hơn việc sử dụng công cụ Format Painter. Hơn nữa, điều này không thể giúp bạn sao chép định dạng từ file excel này sang file excel khác giống như hướng dẫn chi tiết ở bên trên đâu nhé.
Trên đây là những cách thông dụng, phổ biến và nhanh chóng nhất mà chúng tôi muốn mang đến cho bạn về cách copy giữ nguyên định dạng trong bảng Excel. Hy vọng với những thông tin hữu ích này sẽ giúp bạn áp dụng được trong học tập hoặc công việc của mình. Chúc bạn thao tác thành công.
Xem thêm
